ჩვენი კალენდრები აუცილებელი ინსტრუმენტია დავალების შესრულებლების, პროდუქტიულობისა და დროის სწორად გადანაწილებისთვის. უფრო მეტიც, ისინი მნიშვნელოვან როლს ასრულებენ სხვებთან თანამშრომლობისას, ვადების დაკმაყოფილებისთვის და მოვლენების შეხსენებისთვის. გარდა იმისა, რომ ისინი მოკლევადიანი მიზნების მიღწევაში გვეხმარებიან, კალენდარი აუცილებელია ჩვენი გრძელვადიანი მიზნების მისაღწევად.
ჩვენი კალენდრები აუცილებელი ინსტრუმენტია დავალების შესრულებლების, პროდუქტიულობისა და დროის სწორად გადანაწილებისთვის. უფრო მეტიც, ისინი მნიშვნელოვან როლს ასრულებენ სხვებთან თანამშრომლობისას, ვადების დაკმაყოფილებისთვის და მოვლენების შეხსენებისთვის. გარდა იმისა, რომ ისინი მოკლევადიანი მიზნების მიღწევაში გვეხმარებიან, კალენდარი აუცილებელია ჩვენი გრძელვადიანი მიზნების მისაღწევად.
როგორ შეიძლება, ჩვენი განრიგი ეფექტური იყოს? იდეალურ შემთხვევაში, ეს ხელს უწყობს დამაკმაყოფილებელ, ნაყოფიერ ურთიერთობას თქვენსა და კალენდარს შორის.
გთავაზობთ 15 სასარგებლო რჩევას კალენდრის ეფექტიანად გამოყენებისთვის:
სანამ წარმატებულ სამუშაო კალენდარს შექმნით, უნდა გადაწყვიტოთ, რა ტიპის კალენდრის გამოყენება გსურთ. ზოგადად, ორი სახის კალენდარი არსებობს: ქაღალდის და ელექტრონული. ტრადიციული კალმისა და ქაღალდის კალენდრებისგან განსხვავებით, ელექტრონული კალენდრები საშუალებას გაძლევთ, თვალყური ადევნოთ ერთდროულად რამდენიმე დავალებას, დააყენოთ შეხსენებები და შექმნათ ამოცანების სია.
გირჩევთ, ჩამოტვირთოთ Calendar აპლიკაცია. ის შექმნილია იმისთვის, რომ დაგეხმაროთ დროის დაგეგმვაში. შეგიძლიათ, დაგეგმოთ თქვენი დღე და იყოთ ორგანიზებულები. ინფორმაციის გაზიარების შესაძლებლობა კალენდარული ხელსაწყოს კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი ასპექტია.
კალენდრის აპლიკაციებზე წვდომა ნებისმიერი ადგილიდანაა შესაძლებელი. მათ ხელოვნური ინტელექტის შესაძლებლობები აქვს. ხელოვნურ ინტელექტს შეუძლია განმეორებადი მოვლენების პროგნოზირება, თქვენი დაგეგმვის ჩვევების გაგება და ღრუბლოვანი ქსელების მართვა.
დაგეგმვა ეფექტიანი მხოლოდ იმ შემთხვევაშია, თუ თქვენ აშკარად გაქვთ გაცნობიერებული თქვენი პრიორიტეტები. თუ არ დაგეგმავთ მნიშვნელოვან დავალებებს, საუკეთესო გრაფიკითაც კი ვერ მიიღებთ სასურველ შედეგს.
კალენდრის არჩევისას უნდა გააანალიზოთ თქვენი ამოცანები. გადამწყვეტი როლი აქვს სამუშაო განრიგის შედგენას. დავალებების შემთხვევით დაგეგმვამ შეიძლება გააუარესოს სიტუაცია. შედეგად, ზოგიერთ პროექტზე დროს დაკარგავთ, მნიშვნელოვანი კი უყურადღებოდ დაგრჩებათ.
გთავაზობთ განრიგის შექმნის მეთოდებს:
დავალების ანალიზს ყველა ადამიანი განსხვავებულად უდგება. თქვენ შეგიძლიათ, დააჯგუფოთ ამოცანები იმის მიხედვით, თუ რამდენი დრო სჭირდება მათ. შეიძლება განიხილოთ რამდენიმე ათწუთიანი ზარის დაგეგმვა, თუ ერთდროულად რამდენიმე გაქვთ დაგეგმილი. ცალკე ყურადღება უნდა მიექცეს მოვლენებს, რომლებიც მთელი დღე გრძელდება.
დაგეგმვის პროცესი უნდა ითვალისწინებდეს დასრულების პრიორიტეტულობას. საჭიროა ფრთხილი ბალანსი აწმყოზე ზრუნვისთვის და სამომავლო პროექტებზე თვალის დევნება.
როგორც კი გააანალიზებთ დასაგეგმ მოვლენებს, შეგიძლიათ დაიწყოთ კონცენტრირება დროზე. ეს არსებითად ნიშნავს იმის გარკვევას, თუ რამდენი დრო სჭირდება ამოცანების შესრულებას. არსებობს მრავალი სახის დავალება: პროექტები, შეხვედრები, მოგზაურობები და ქსელური ღონისძიებები. ზოგადად, ისინი შეიძლება დაიყოს სამუშაო, პირადი და მოგზაურობის კატეგორიებად.
არსებობს საშუალება, რომ დაგეგმოთ გარკვეული ღონისძიებები გარკვეულ დროს. დროის ეფექტურად გადანაწილებისთვის შემდეგი რჩევები გაითვალისწინეთ:
დავალების დაგეგმვისას უნდა გაითვალისწინოთ მთლიანი დრო. დავალებების მიხედვით, შესაძლოა, თვეებიც კი დაგჭირდეთ მიზნის მისაღწევად. შესაძლებელია მხოლოდ ერთი დღის განრიგის აგება.
მუშაობა გონივრულ ვადებში უნდა დაგეგმოთ. გადამეტებული ვალდებულებების აღება წარუმატებლობისკენ გადადგმული ნაბიჯია. დარწმუნდით, რომ თქვენი განრიგი რეალისტურია, რათა რეგულარულად დაიცვათ ის.
ეფექტური სამუშო კალენდრის შედგენა დავალებების დროსთან შესაბამებას მოიაზრებს. თქვენ მიერ დაგეგმილი საქმეების პრიორიტეტულობის შემდეგ ხელმისაწვდომობის დონეს ვაფასებთ. თუ ამოცანები და დრო ერთმანეთს ერგება, რესურსების უზრუნველყოფაზე ფიქრის დრო დგება.
ეს ყველაფერი დაკავშირებულია ისევ დავალებების შეფასებასთან. მოვლენების გადანაწილება თარიღების მიხედვით დაგეხმარებათ პრიორიტეტებზე ფოკუსირებაში. დაგეგმეთ გრძელვადიანი ან მოკლევადიანი ხანგრძლივობის ამოცანები.
შედეგად მიიღებთ მკაფიო და რეალისტურ კანონს, რომლის შესრულებაც ადვილია.
თქვენ შეგიძლიათ, დაბლოკოთ თქვენი დღის გარკვეული მონაკვეთები კონკრეტული დავალებებისთვის. ამ გზით თავიდან აიცილებთ შეფერხებებს.
მაგალითად, კომპანიებში ინერგება «ძირითადი საათების» პრინციპი, რომლის დროსაც მოსალოდნელია, რომ თანამშრომლებს ინტერნეტთან წვდომა ექნებათ. ამ საათების შემდეგ ნებისმიერი დრო არის შეხვედრებისგან თავისუფალი ზონა, რომელიც ზრდის პროდუქტიულობას და ხელს უშლის გადაწვას.
გამოიყენეთ რამდენიმე წუთი კალენდარზე დაკვირვებისთვის. თითქმის ყველაფერი, რაც თქვენ ჩამოთვალეთ, სხვადასხვა ადგილას ხდება, სხვადასხვა უნარებს მოითხოვს. შედეგი? დიდ დროს დაკარგავთ.
მაგალითად, შუადღისას შეხვედრის გამართვა ნიშნავს იმას, რომ შეწყვიტო ის საქმე, რასაც დილიდან აკეთებდი. გარდა ამისა, დაგჭირდათ დრო მოსამზადებლად და გადაადგილებისთვის. შეხვედრის შემდეგ კი დრო დავალებაზე ფოკუსირებისთვის.
თემატური დღეების შემთხვევაში, თქვენ თავიდან აირიდებთ მსგავს შემთხვევებს. მაგალითად, ორშაბათს შეგიძლიათ დაგეგმოთ თქვენი შეხვედრები, ხოლო ოთხშაბათს — დაწეროთ ბლოგები.
ისინი, ვინც ყველაზე პროდუქტიულები არიან მუშაობენ 52 წუთის მანძილზე, როლო შემდეგ 17 წუთის განმავლობაში ისვენებენ.
მიზეზები, რის გამოც დროის მსგავსი მენეჯმენტი მუშაობს შემდეგია:
მოკლე პერიოდში მუშაობის პირველი უპირატესობა ისაა, რომ უფრო მიზანმიმართულად მუშაობთ. ეს რბოლას გავს. თქვენი აქცენტი ამოცანების 52 წუთში შესრულებაზე გადადის.
მეორე მიზეზი ისაა, რომ სწრაფად მუშაობის შემდეგ ამოსუნთქვა გჭირდებათ. სწორად მუშაობისთვის ჩვენს ტვინს დასვენება სჭირდება.
ჩვენი სხეული გარკვეული პერიოდის შემდეგ იღლება და მოწყენილია. საჭიროა ყოველ ერთ საათში შესვენება განტვირთვისა და დასვენებისთვის.
აშკარად აღწერილი დავალება უფრო ეფექტურ შედეგს მოგცემთ. მაგალითად, პროექტი, რომელსაც თქვენ ქმნით, გულისხმობს მედიაში მოხსენიებული კონკრეტული პროდუქტის სერვისს ან მოვლენას. თქვენ არ შეგიძლიათ უბრალოდ დაწეროთ კალენდარში «მივიღო მოხსენება მედიისგან», გარდა იმისა, რომ ბუნდოვანია, ამ ტიპის ჩანაწერი არც ისე ეფექტიანია, რადგან იმას გეუბნებათ, რაც ისედაც იცით.
ჩანაწერში ეს დავალება უკეთესად შემდეგნაირად შეგვიძლია აღვწეროთ: «გაეცანი ხუთ მედია პუბლიკაციას» ან «დაუკავშირდი გულო თავაძეს, ადგილობრივი მედიის ასოციაციის პუბლიცისტს».
აღწერითი ამოცანებისგან თქვენ იღებთ მზა დავალებებს, რომლებიც დასრულებას ელოდება.
დაამატეთ დროის ბუფერები თქვენს კალენდარში. ამ პერიოდში თქვენ შეგიძლიათ მიირთვათ საჭმელი, გადაინაცვლოთ ერთი ადგილიდან მეორეში, მოემზადოთ ან უბრალოდ დაისვენოთ. მაგალითად, გონივრულია ორ შეხვედრას შორის ერთი საათის თავისუფლად დატოვება.
ცხოვრებაში ყველაფერს ვერ ვაკონტროლებთ. მიუხედავად ამისა, არის რაღაცები, რისი კონტროლიც შეგვიძლია. კალენდრის შექმნა ყველაზე ეფექტურია, როცა გეგმავთ ისეთ ამოცანებს, რომელთა კონტროლიც შეგიძლიათ.
როდესაც აკონტროლებთ ამოცანებს კალენდარში, თქვენ აღმოფხვრით შემთხვევებს, როდესაც ვინმე თქვენ ნაცვლად შეცვლის დაგეგმილ მოვლენებს.
თქვენს კალენდარში დავალებების დიდი რაოდენობის გამო შეიძლება მათი სწრაფად იდენტიფიცირება გაგიჭირდეთ. თქვენი კალენდრის გასაადვილებლად გამოიყენეთ ფერადი კოდირება. სამუშოსთან დაკავშირებულ ამოცანებში შეგიძლიათ გამოიყენოთ წითელი ფერი შეხვედრებისთვის, ლურჯი სოციალური ვალდებულებებისთვის.
გარდა ამისა შეგიძლიათ გამოიყენოთ განსხვავებული შრიფტები.
თითქმის ყველა პროექტი შეიცავს რისკს, რამაც შეიძლება შეფერხებები გამოიწვიოს. შედეგად, რეკომენდებულია წინასწარ დაგეგმოთ ნებისმიერი გაუთვალისწინებელი შემთხვევა. რაც უფრო ადრე დაიგეგმება მით უკეთესია პროექტის წარმატებული შედეგებისთვის.
შედეგად გექნებათ ადეკვატური დრო პრობლემების მოსაგვარებლად.
მნიშვნელოვანია, დარწმუნდეთ, რომ თქვენი კალენდრის სხვებთან გაზიარება შეგიძლიათ. ამით ყველა გაიგეს, როდის ხართ შეხვედრაზე, როდის ასრულებთ დავალებას და როდის ხართ ხელმისაწვდომი.
განიხილეთ ნებისმიერი ახალი მოვლენის ან დავალების მიზანი სანამ მას დაგეგმავთ. ამ გზით, თქვენ არ გექნებათ ისეთი აქტივობები, რომლებიც დროს დაგაკარგვინებთ. გაითვალისწინეთ დღის წესრიგი, რომელიც ასახავს შეხვედრის მიზანს, ხანგრძლივობასა და ლოკაციას.
ზოგადად, დღის განმავლობაში თქვენ ყველაფერი უნდა დაგეგმოთ, რასაც დღის განმავლობაში გააკეთებთ. თუმცა, ასევე უნდა მონიშნოთ დროები, როდესაც არაფერს აკეთებთ.
არსებობს მტკიცებულება, რომ როდესაც თქვენი გონება მოდუნებულია და არ არის ორიენტირებული, შეგიძლიათ, უფრო მეტად კრეატიული გახდეთ. სწორედ ამ დროს შეგიძლიათ საოცარი ახალი იდეების მოფიქრება.
